CAT 42: o que é e como funciona o ressarcimento de ICMS-ST em SP

CAT 42 é o nome popular da Portaria CAT 42, de 21 de maio de 2018, editada pela Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo. Ela instituiu o Sistema de Apuração do Complemento ou Ressarcimento do ICMS Retido por Substituição Tributária ou Antecipado, que hoje é o único caminho válido para empresas paulistas pedirem de volta valores de ICMS-ST pagos a mais.

Antes da CAT 42, o processo de ressarcimento era mais burocrático e dependia fortemente de análise manual da Sefaz-SP. A portaria trouxe um modelo digital e padronizado: a empresa gera um arquivo único por período de referência, contendo todas as mercadorias sujeitas à substituição tributária ou à antecipação do imposto, e submete esse arquivo a duas etapas de validação antes de ter o crédito reconhecido.

A norma regulamenta obrigações previstas nos artigos 265, 269, 270, 277 e 426-A do Regulamento do ICMS de São Paulo (Decreto 45.490/2000), unificando em um único procedimento tanto o complemento do imposto (quando a venda final ocorreu por valor maior do que a base de cálculo da retenção) quanto o ressarcimento (quando o valor retido foi maior do que o devido).

Na prática, a CAT 42 se aplica a qualquer estabelecimento que:

tenha recebido mercadoria ou serviço com o ICMS retido por substituição tributária; ou
tenha pago o imposto por antecipação (regime de antecipação tributária); e
precise apurar diferença a favor ou contra em relação ao valor efetivamente devido.

O sistema vale tanto para empresas do Regime Periódico de Apuração (RPA) quanto para optantes do Simples Nacional, embora o lançamento do complemento ou do crédito siga fichas e declarações diferentes em cada caso — voltamos a esse ponto mais adiante.

Desde 2018, a portaria já foi alterada sete vezes, e a versão mais relevante dessas mudanças — a que efetivamente colocou o sistema eletrônico em operação plena — só entrou em vigor no fim de 2022. É importante ter isso em mente: quem pesquisa “CAT 42” hoje está lidando com uma norma viva, e não com o texto original de 2018.

Clique aqui e entenda mais sobre o que é substituição tributária do ICMS.

O que a Portaria CAT 42/2018 estabelece?

A Portaria CAT 42/2018 estabelece a disciplina completa do complemento e do ressarcimento do ICMS retido por substituição tributária ou pago por antecipação, incluindo o leiaute do arquivo digital, as regras de validação, a criação da conta corrente eletrônica de controle e as modalidades pelas quais o crédito reconhecido pode ser usado.

O artigo 1º é o núcleo da norma: institui o sistema de apuração e determina que as informações sejam entregues mensalmente, por meio de um único arquivo digital, cobrindo a totalidade das mercadorias comercializadas sob o regime de substituição tributária ou antecipação naquele período. As especificações técnicas de preenchimento ficam em um manual próprio, disponibilizado no site da Sefaz-SP — a portaria não substitui esse manual, ela o referencia como parte integrante da disciplina.

Além disso, a norma:

cria as duas fases de validação do arquivo (pré-validação e pós-validação), tratadas em detalhe no próximo tópico;
institui a conta corrente eletrônica de controle do ressarcimento, onde ficam registrados os créditos aprovados e seu consumo;
define as quatro modalidades de utilização do valor a ressarcir (compensação, transferência, depósito bancário ou liquidação de débito fiscal);
estabelece regras específicas para operações com combustíveis e lubrificantes, tratadas separadamente por conta de convênios interestaduais próprios (Convênio ICMS 110/2007);
prevê a procuração eletrônica, permitindo que um contador ou representante, com certificado e-CPF, opere o sistema em nome da empresa.

Principais alterações da portaria desde 2018

A CAT 42 não é uma norma estática — ela foi ajustada progressivamente à medida que o sistema e-Ressarcimento amadureceu. A linha do tempo abaixo resume as mudanças mais relevantes:

Dois pontos dessa linha do tempo merecem destaque. Primeiro, a Portaria CAT 111/18, ainda em dezembro de 2018, já criou a modalidade de compensação escritural — sinal de que o texto original de maio daquele ano nasceu incompleto e foi complementado rapidamente. Segundo, e mais importante: o sistema e-Ressarcimento, hoje o coração operacional da CAT 42, só passou a valer de forma plena com a SRE-102/22, em dezembro de 2022. Isso significa que boa parte da experiência prática de mercado com o sistema atual tem, na prática, menos de quatro anos.

Como funciona o e-ressarcimento CAT 42?

O e-Ressarcimento é o sistema eletrônico, instituído pelo artigo 10 da portaria, que administra todo o ciclo do crédito de ICMS-ST: da apresentação do arquivo digital até a autorização de uso do valor reconhecido. Ele funciona por meio do Domicílio Eletrônico do Contribuinte (DEC) e do acesso por certificado digital e-CNPJ ou e-CPF.

O fluxo básico é o seguinte: a empresa gera o arquivo digital do período, executa a pré-validação, transmite o arquivo via Transmissão Eletrônica de Documentos (TED) e aguarda o resultado da pós-validação feita pela Sefaz. Uma vez acolhido, o sistema emite uma notificação eletrônica ao contribuinte, contendo o chamado visto eletrônico — um código que autoriza o lançamento contábil do crédito ou do complemento.

Pré-validação e pós-validação do arquivo digital da CAT 42

A pré-validação é feita pelo próprio estabelecimento, usando o programa validador disponibilizado pela Sefaz-SP, e verifica apenas a consistência de leiaute — ou seja, se o arquivo está estruturado corretamente, sem checar o mérito das informações. Só depois dessa etapa o arquivo pode ser transmitido.

A pós-validação, feita pela Secretaria da Fazenda após o recebimento, é mais profunda. Entre outros pontos, ela confere:

se todas as informações exigidas pelo sistema estão presentes;
a integridade dos lançamentos e o confronto dos valores declarados com os demais registros do próprio arquivo;
a consistência dos dados do arquivo com outros registros eletrônicos disponíveis do contribuinte (por exemplo, EFD e notas fiscais eletrônicas);
a existência de arquivo duplicado, já acolhido ou já transmitido para o mesmo período e finalidade.

Se qualquer uma dessas checagens falhar, o arquivo é recusado, e o sistema informa o motivo — cabendo ao contribuinte corrigir e reenviar.

Prazos: da transmissão do arquivo ao crédito na apuração mensal

Na prática operacional relatada por prestadores de serviço que atuam com a CAT 42, o processo de acolhimento costuma ser concluído em até 24 horas após a transmissão, quando o contribuinte recebe o código eletrônico via DEC. A partir daí, o valor pode ser lançado como crédito já na apuração mensal seguinte — desde que o mês de referência informado na notificação seja respeitado, já que o sistema não permite lançamento em mês anterior ao da expedição do visto eletrônico.

Vale notar que o acolhimento do arquivo não representa homologação definitiva do pedido. A própria portaria deixa isso explícito: a Secretaria da Fazenda pode, posteriormente, realizar verificações fiscais mais aprofundadas sobre a legitimidade do crédito, inclusive estendendo a análise a períodos anteriores aos dos fatos que geraram o pedido.

Quem tem direito ao ressarcimento do ICMS-ST (via CAT 42)?

Tem direito ao ressarcimento o contribuinte substituído — ou seja, a empresa que recebeu mercadoria com o ICMS-ST já retido pelo fornecedor (o substituto tributário) e que, na venda final, apurou que o imposto retido foi maior do que o efetivamente devido. O mesmo vale para quem pagou o imposto por antecipação e identificou excesso de recolhimento.

Esse direito não é automático: ele depende da apuração correta pelo método definido no manual da CAT 42, do envio regular do arquivo digital e da manutenção da empresa em situação cadastral e fiscal regular perante a Sefaz-SP.

Empresas do Regime Periódico de Apuração (RPA) e do Simples Nacional

Empresas do RPA lançam o complemento ou o crédito diretamente no Livro Registro de Apuração do ICMS e na GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS), usando códigos específicos de “Outros Créditos” ou “Outros Débitos” conforme a modalidade utilizada.

Empresas do Simples Nacional, mesmo sem serem substitutas tributárias em outras operações, também estão sujeitas ao complemento do imposto retido antecipadamente. Nesse caso, o lançamento ocorre na DeSTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação), em campo específico que soma o ICMS-ST retido ao valor devido a título de complemento.

Situações que bloqueiam ou impedem o ressarcimento

A conta corrente de controle do ressarcimento pode ser bloqueada — o que impede o uso do saldo — em situações como:

inscrição estadual do estabelecimento suspensa ou inapta;
dados desatualizados no Cadastro de Contribuintes do ICMS, mesmo após notificação para regularização;
omissão de GIA, PGDAS ou DeSTDA, conforme o regime do contribuinte;
omissão ou irregularidade na apresentação de arquivos fiscais obrigatórios;
constatação de apropriação de ressarcimento em desacordo com a legislação.

Além disso, empresas que possuam débito fiscal em qualquer estabelecimento paulista ficam impedidas de usar o crédito nas modalidades de transferência, pedido de ressarcimento com depósito bancário ou liquidação de débito de terceiros — a compensação escritural, em geral, é a única modalidade que continua disponível nesses casos, salvo exceções previstas na própria portaria (como débito com exigibilidade suspensa ou garantido).

Quais são as modalidades de utilização do crédito a ressarcir da CAT 42?

A portaria prevê quatro modalidades principais de uso do valor a ressarcir, além da possibilidade de tratamento por regime especial. A escolha da modalidade certa depende da necessidade de caixa da empresa, da existência de débitos fiscais e do relacionamento com fornecedores substitutos tributários.

Compensação escritural

É a modalidade mais direta: o valor autorizado é lançado como crédito na própria apuração do ICMS, reduzindo o imposto a pagar no mês. Não exige envolvimento de terceiros nem depende de aceite — apenas da autorização eletrônica emitida pelo sistema após a verificação fiscal.

Transferência para substituto tributário

Permite repassar o crédito para um fornecedor que atue como substituto tributário, ou para outro estabelecimento da mesma empresa. É útil quando o próprio estabelecimento não tem apuração própria suficiente para absorver o crédito, mas depende do aceite formal do estabelecimento destinatário — que tem até 30 dias para se manifestar, sob pena de indeferimento da parcela.

Pedido de ressarcimento com depósito bancário

Nessa modalidade, é o substituto tributário — e não o Estado — quem deposita o valor diretamente na conta bancária do estabelecimento requerente, até o último dia útil do mês subsequente à autorização. É a via mais próxima de uma restituição em dinheiro, mas só está disponível para estabelecimentos enquadrados como sujeito passivo por substituição (RPA-ST) em situação cadastral ativa.

Liquidação de débito fiscal

Permite abater o crédito de ressarcimento contra débitos fiscais existentes — do próprio estabelecimento, de outro estabelecimento do mesmo titular ou até de terceiros, seguindo as regras gerais de liquidação de débitos previstas nos artigos 586 a 592 do Regulamento do ICMS. É uma alternativa relevante para empresas que têm passivo fiscal em aberto e querem evitar o desembolso de honorários e custas associados a outras formas de quitação.

O crédito de ressarcimento tem prazo de validade?

Sim. O valor registrado na conta corrente de controle do ressarcimento expira se não for utilizado em até 60 meses, contados do primeiro dia do período subsequente ao das operações que geraram o direito ao crédito. Passado esse prazo, a própria Sefaz efetua o lançamento a débito do saldo, extinguindo o direito de uso.

Esse é um ponto frequentemente subestimado por empresas que acumulam créditos de ICMS-ST sem uma rotina de acompanhamento: o crédito homologado não é permanente, e o prazo corre independentemente de a empresa estar ou não usando o sistema ativamente naquele momento.

Entenda como fazer a gestão de créditos tributários acumulados.

Quais erros mais comuns levam ao indeferimento ou à glosa do crédito?

Os erros mais recorrentes na apuração da CAT 42 não estão, em geral, na geração do arquivo em si, mas na qualidade da escrituração fiscal que sustenta os valores declarados. Como o acolhimento do arquivo não implica homologação definitiva, inconsistências detectadas em fiscalizações posteriores podem levar à glosa do crédito já utilizado — com efeitos retroativos.

Entre os problemas mais comuns identificados na prática, destacam-se:

divergências entre SPED Fiscal e os XMLs de NF-e, NFC-e e SAT emitidos pela própria empresa ou por fornecedores;
inconsistências de estoque, especialmente insuficiência aparente decorrente de erros no recebimento ou na escrituração de mercadorias;
erros de classificação tributária — NCM, CEST, CST e CFOP incompatíveis com a operação realizada;
ausência de documentos fiscais que sustentem a origem do crédito, ou divergência entre eles;
créditos sem rastreabilidade documental suficiente para comprovar a efetiva ocorrência da operação, exigida pelo artigo 19 da portaria.

Por isso, empresas que apuram valores relevantes de ICMS-ST costumam adotar uma etapa de diagnóstico preventivo da escrituração antes de transmitir o arquivo — verificando previamente os pontos acima, exatamente como a própria Sefaz fará na pós-validação e em eventual fiscalização futura. Isso reduz a exposição a autuações e evita que um crédito aprovado hoje seja questionado, com juros e multa, anos depois.

Como o Programa Nos Conformes influencia o ressarcimento de ICMS-ST?

O Nos Conformes é o programa da Sefaz-SP que classifica os contribuintes paulistas em seis faixas de risco — de A+ (menor exposição) a E (maior risco) —, com base no histórico de cumprimento de obrigações tributárias. Ele não é parte da CAT 42, mas influencia diretamente a experiência do contribuinte com o e-Ressarcimento, já que boa parte das verificações da pós-validação (regularidade cadastral, entrega de GIA, PGDAS e DeSTDA) são também critérios usados na classificação de risco.

Contribuintes enquadrados nas categorias de menor risco — que hoje somam a maior parte das empresas paulistas — tendem a receber tratamento mais ágil e menos intervenções fiscais diretas, em linha com a lógica do programa, que busca reduzir a atuação baseada em autuação e ampliar o apoio à conformidade espontânea. Na prática, manter a empresa em dia com essas obrigações acessórias é também uma forma indireta de proteger a fluidez dos próprios pedidos de ressarcimento.

Clique aqui e entenda o que é o Programa Nos Conformes e como funciona a classificação de risco

A CAT 42 continua relevante com a Reforma Tributária?

Sim, e continuará relevante por vários anos ainda. A Reforma Tributária (Emenda Constitucional 132/2023, regulamentada pela Lei Complementar 214/2025) substitui o ICMS, o ISS, o PIS, a Cofins e o IPI por um IVA dual — IBS e CBS — além do Imposto Seletivo, mas essa substituição é gradual e só se completa em 2033.

Até lá, o cronograma oficial prevê, em linhas gerais:

2026 a 2028 — fase de testes do IBS e da CBS, com alíquotas simbólicas e efeito apenas informativo nas notas fiscais. O ICMS, o ICMS-ST e, portanto, a CAT 42 continuam operando exatamente como hoje.
2029 a 2032 — redução progressiva das alíquotas de ICMS e ISS, na proporção em que o IBS assume a arrecadação. A CAT 42 permanece válida, mas incidindo sobre uma base de ICMS decrescente.
2033 — extinção definitiva do ICMS e do ISS, com o novo sistema em vigor pleno. É nesse momento que mecanismos como a CAT 42 deixam de fazer sentido, junto com o próprio imposto que regulamentam.

Um ponto que ainda depende de regulamentação mais detalhada é o tratamento dos saldos credores de ICMS acumulados ao longo da transição — a legislação prevê, em linhas gerais, que esses saldos sejam homologados e compensados com o IBS em parcelas, mas o procedimento específico para créditos de ressarcimento de ICMS-ST via CAT 42 ainda não foi detalhado publicamente. Empresas com posições relevantes de crédito acumulado devem acompanhar esse ponto de perto nos próximos anos.

Perguntas frequentes sobre CAT 42

O que significa a sigla CAT 42? CAT 42 é o apelido dado à Portaria CAT 42, de 21 de maio de 2018, da Secretaria da Fazenda e Planejamento de São Paulo. “CAT” identifica o tipo de ato normativo (Portaria do Coordenador da Administração Tributária) e “42” é o número da portaria naquele ano.

Quem é obrigado a apresentar o arquivo digital da CAT 42? Todo estabelecimento paulista que tenha recebido mercadoria ou serviço com ICMS retido por substituição tributária, ou que tenha pago o imposto por antecipação, e precise apurar complemento ou ressarcimento relativo a essas operações.

Qual o prazo para receber o código eletrônico de acolhimento do arquivo? Na prática operacional relatada por quem atua com o sistema, o acolhimento costuma ocorrer em até 24 horas após a transmissão do arquivo, com o código sendo enviado por meio do Domicílio Eletrônico do Contribuinte (DEC).

O que acontece se o arquivo digital for recusado na pré-validação? O contribuinte não consegue transmitir o arquivo à Sefaz. A pré-validação verifica apenas a estrutura e o leiaute do arquivo; encontrado um erro, ele precisa ser corrigido antes de qualquer envio à Secretaria da Fazenda.

Empresas do Simples Nacional podem usar o e-Ressarcimento? Sim. O complemento do imposto retido antecipadamente também se aplica a optantes do Simples Nacional, mesmo quando não atuam como substitutos tributários em outras operações — o lançamento, nesse caso, ocorre na DeSTDA.

O crédito de ressarcimento pode ser perdido? Sim. Se o valor registrado na conta corrente de controle não for utilizado em até 60 meses, contados do primeiro dia do período seguinte ao das operações que geraram o crédito, ele é automaticamente debitado pelo sistema.

É possível transferir o crédito para outro estabelecimento? Sim, desde que o destinatário seja um substituto tributário inscrito no estado ou outro estabelecimento da mesma empresa em situação cadastral ativa. A transferência depende do aceite do destinatário, que tem até 30 dias para se manifestar.

O que é a conta corrente de controle do ressarcimento? É o registro eletrônico, dentro do sistema e-Ressarcimento, que controla a movimentação dos valores a ressarcir e já ressarcidos de cada estabelecimento — incluindo lançamentos, bloqueios e encerramentos.

Quem pode acessar o e-Ressarcimento e como funciona a procuração eletrônica? O acesso é feito com certificado digital e-CNPJ do próprio estabelecimento, ou por e-CPF de um procurador com procuração eletrônica registrada no sistema, válida por até dois anos e não passível de substabelecimento.

Empresas com débito fiscal podem usar o crédito de ressarcimento? De forma limitada. Empresas com débito fiscal em qualquer estabelecimento paulista ficam impedidas de usar o crédito por transferência, depósito bancário ou liquidação de débito de terceiros — a compensação escritural, em geral, permanece disponível.

O que é o Programa Nos Conformes e qual sua relação com a CAT 42? É o programa da Sefaz-SP que classifica contribuintes em seis faixas de risco fiscal, de A+ a E. Ele não faz parte da CAT 42, mas usa critérios semelhantes aos da pós-validação do sistema, como regularidade cadastral e entrega de obrigações acessórias.

Existe risco de autuação ao pedir o ressarcimento? Sim, se houver inconsistências na escrituração que sustenta o pedido. O acolhimento do arquivo não representa homologação definitiva — a Sefaz pode realizar verificações fiscais posteriores e, se identificar irregularidades, glosar o crédito já utilizado.

A CAT 42 vai deixar de existir com a Reforma Tributária? Eventualmente sim, mas não no curto prazo. O ICMS será extinto apenas em 2033, ao final da transição prevista na Lei Complementar 214/2025. Até lá, a CAT 42 continua sendo o mecanismo vigente para o ressarcimento de ICMS-ST em São Paulo.

Onde encontrar o manual oficial do sistema de apuração? O Manual do Sistema de Apuração do Complemento ou Ressarcimento do ICMS Retido por Substituição Tributária ou Antecipado, referido pela própria portaria, está disponível para download no site oficial da Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo.