Obrigações acessórias: como ficarão na Reforma Tributária?
As obrigações acessórias representam hoje um dos maiores pesos burocráticos para as empresas brasileiras. Embora não envolvam o pagamento direto do tributo, que é a obrigação principal, elas são a espinha dorsal da fiscalização.
Trata-se de um conjunto de declarações, livros e documentos exigidos pelo Fisco que servem para informar sobre as operações de uma empresa. A promessa da Reforma Tributária é simplificar, mas essa simplificação não será imediata, especialmente no campo das obrigações acessórias.
Abaixo, desdobramos mais detalhes sobre o que são obrigações acessórias, como elas ficarão na realidade da Reforma Tributária e o que de fato muda na prática.
O que são obrigações acessórias?
As obrigações acessórias são todos os deveres formais que a empresa assume perante o Fisco para comprovar o correto cumprimento das obrigações principais, como o pagamento de tributos. Em outros termos, não envolvem diretamente o desembolso de dinheiro, mas sim a entrega de informações, declarações, livros e documentos que permitem ao governo fiscalizar a atividade do contribuinte.
Exemplos comuns atuais:
- Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e, NFC-e): Comprovam a operação de venda ou serviço.
- Escrituração Fiscal Digital (EFD-ICMS/IPI e EFD-Contribuições): Onde são registradas as operações e apuração dos impostos.
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF): Informa à Receita Federal sobre os débitos e a forma de pagamento.
O ponto central é que, mesmo quando não há imposto a pagar, as obrigações acessórias continuam existindo. Por isso, atrasos, omissões ou informações incorretas podem gerar multas significativas, autuações e riscos reputacionais, ainda que o tributo tenha sido calculado e recolhido corretamente.
Em um cenário de cruzamento massivo de dados e sistemas digitais, manter as obrigações acessórias em dia deixou de ser apenas uma exigência burocrática e passou a ser um dos pilares da gestão fiscal e de compliance das empresas. A complexidade atual advém da multiplicidade de exigências, cada uma com regras específicas e layouts diferentes para União, estados e municípios.
A Reforma Tributária e as novas obrigações acessórias
A Reforma Tributária cria dois novos tributos, que substituirão os atuais (PIS, Cofins, ICMS, IPI e ISS). O Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) formam o IVA Dual, mecanismo de cobrança no formato de valor agregado que visa unificar a legislação e simplificar a cobrança de impostos sobre o consumo.
Diante do novo sistema, apesar da unificação da obrigação principal, as obrigações acessórias passarão por uma fase de profunda transformação, e não de extinção. A ideia é que, no futuro, haja uma única declaração eletrônica unificada para o novo regime.
Principais mudanças
- Documentação fiscal única: A expectativa é que o novo sistema demande um Documento Fiscal Eletrônico Padrão Nacional, adaptado para o IBS e CBS, pondo fim à confusão de modelos.
- Registro centralizado: O novo sistema será gerido por um Comitê Gestor que centralizará as informações, reduzindo a necessidade de múltiplas entregas a diferentes Fiscos.
O período de transição (2026-2033) e o ano teste das obrigações acessórias
A transição será o período mais desafiador. De 2026 a 2033, os regimes tributários antigo e novo (IBS/CBS) coexistirão. Isso significa que as empresas terão que lidar com um duplo cumprimento de obrigações acessórias nos primeiros anos.
Embora a fase de transição seja desafiadora e demande investimentos significativos, é fundamental abordá-la com resiliência, enxergando-a como uma oportunidade estratégica. Ao revisar e aprimorar seus processos internos, adotando práticas mais eficazes e modernizando a gestão tributária, as empresas podem assegurar ganhos expressivos de produtividade e competitividade no longo prazo.
O ano teste (2026): o ponto crucial
O ano de 2026 é marcado pelo início da cobrança simbólica do IBS e da CBS (com alíquotas de 0,1% e 0,9%, respectivamente), mas que serão integralmente compensadas pelos tributos federais extintos (PIS/COFINS).
Nesse momento será aplicado a regra da conformidade, em que é vital que as empresas cumpram corretamente as novas obrigações acessórias relacionadas ao IBS e à CBS, como a emissão da documentação fiscal correta e o registro adequado das operações, para serem dispensadas do recolhimento desses tributos no ano teste de 2026.
Dessa forma, quem estiver em dia com as novas obrigações acessórias em 2026 não precisará efetivamente realizar o recolhimento (que seria compensado), mas quem não as cumprir corretamente poderá ser obrigado a efetuar o pagamento desses 1% (0,1% + 0,9%), sem a compensação. O não cumprimento da obrigação acessória pode gerar a obrigação principal.
O que esperar de 2033?
Com a plena vigência do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição Social sobre Bens e Serviços (CBS), as expectativas são de uma profunda transformação e simplificação do ambiente tributário brasileiro, culminando nos seguintes benefícios:
- Menos obrigações acessórias: A principal mudança é a substituição de cinco tributos por apenas dois, o que deve eliminar redundâncias e padronizar bases de cálculo e declarações. Isso resultará numa drástica redução da burocracia e dos custos de compliance para as empresas.
- Atração de investimentos: A redução dos custos de conformidade e a maior previsibilidade tributária tornarão o ambiente de negócios brasileiro mais atrativo para investidores estrangeiros e aumentarão a competitividade internacional do país.
- Foco estratégico: Com a diminuição do tempo e dos recursos gastos na conformidade tributária, as empresas poderão redirecionar seus esforços para o desenvolvimento de estratégias de negócio, expansão de atividades e inovação.
Apuração assistida e o fim da multiplicidade de obrigações acessórias
Um dos grandes avanços esperados é a apuração assistida pelo Comitê Gestor. Trata-se de uma funcionalidade que usará as informações prestadas nas Notas Fiscais Eletrônicas e outros documentos para pré-calcular o imposto devido pelo contribuinte.
Como funciona
A ideia é que o Fisco use a tecnologia para organizar e validar os dados, auxiliando a empresa na apuração final. Isso deve reduzir os erros de cálculo e as glosas de crédito, que hoje são grandes fontes de litígio e exigem complexas obrigações acessórias de correção.
Visão de longo prazo
Somente com a extinção total dos tributos atuais (PIS, COFINS, IPI, ICMS e ISS), prevista para 2033, é que se concretizará a verdadeira simplificação e redução das obrigações acessórias atuais.
A tecnologia e a gestão das obrigações acessórias
A Reforma Tributária é, também, uma reforma de base tecnológica. O sucesso no cumprimento das novas obrigações acessórias será determinado pela velocidade e precisão da adaptação dos sistemas de tecnologia.
- ERP e sistemas de faturamento: A primeira e mais urgente adaptação é nos sistemas de gestão empresarial (ERPs) e nos módulos de faturamento. Eles devem ser capazes de gerar o Documento Fiscal Eletrônico Padrão Nacional, com a correta segregação de bases de cálculo, alíquotas e regimes (cheio, diferenciado ou isento) do IBS e CBS.
- Mapeamento de NCM e NBS: A correta classificação dos produtos (NCM) e serviços será uma obrigação acessória de extrema importância. Diferente do ICMS/IPI, que dependia da origem e destino, o novo sistema dependerá fortemente da correta classificação fiscal do item para determinar a alíquota e o tratamento.
- Gestão do crédito: O novo sistema adota o princípio da não-cumulatividade plena, mas a gestão do crédito ainda exigirá documentação robusta. As empresas precisarão de sistemas capazes de armazenar e validar o histórico das obrigações acessórias de compra e venda para comprovar a elegibilidade dos créditos.
Perguntas frequentes
Confira abaixo um resumo com os principais questionamentos sobre obrigações acessórias.
O que são obrigações acessórias?
Obrigações acessórias são deveres instrumentais, ou seja, são as declarações, demonstrações, escriturações, emissões de documentos fiscais e cadastros que as empresas devem apresentar aos órgãos fiscalizadores.
Quais são os principais tipos de obrigações acessórias no Brasil?
As obrigações variam muito conforme o regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real) e as esferas de governo (Federal, Estadual e Municipal).
Nível federal
- DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): Informa os débitos e créditos de tributos federais (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, etc.).
- EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária): Informa retenções de PIS/Pasep, Cofins, CSLL, IR e INSS.
- eSocial: Informa dados de natureza trabalhista, previdenciária e fiscal relativos aos empregados.
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): Informa pagamentos com retenção na fonte.
- SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): Um conjunto de arquivos digitais que substituíram os livros contábeis e fiscais. Inclui a ECF (Escrituração Contábil Fiscal), EFD Contribuições, entre outros.
Nível estadual
- GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS): Usada em muitos estados para apurar o ICMS.
- SINTEGRA: Usado para a troca de informações entre os estados.
- EFD ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital): Faz parte do SPED e registra os documentos fiscais e apuração do ICMS e IPI.
Nível municipal
- Declarações mensais/anuais: Informa o cálculo e a retenção do ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza). O nome e formato variam por município (ex: DES, DMS).
- Emissão de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica).
As obrigações acessórias atuais (EFD, DCTF) vão acabar imediatamente?
Não. Elas conviverão com as novas exigências do IBS e CBS durante o período de transição (2026-2033).
Qual é o principal desafio das obrigações acessórias em 2026?
A adaptação e emissão correta dos novos documentos fiscais, sob pena de ser obrigado a recolher o imposto teste (1%), mesmo que ele fosse compensado em outras circunstâncias.
O que é a apuração assistida?
É uma funcionalidade do Comitê Gestor que usará os dados das obrigações acessórias eletrônicas para calcular previamente e auxiliar o contribuinte na apuração dos novos tributos.
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