Gestão à distância: ações simples para otimizar o home office

Em frente às medidas de distanciamento social que visam conter a propagação do novo coronavírus, muitas empresas optaram por implementar regimes de home office, para que assim pudessem manter suas atividades dentro do maior nível de normalidade possível. No entanto, com a adoção do novo formato de trabalho surgiram novos desafios, principalmente relacionados à gestão à distância. 

Longe do convívio diário com suas equipes, muitos gestores, líderes e empresários vêm enfrentando dificuldades para estabelecer uma boa comunicação e conservar o bom andamento das rotinas de trabalho. E mesmo que esses problemas sejam comuns e naturais a qualquer primeira experiência de trabalho à distância, não é possível ignorá-los ou esperar que simplesmente se dissipem. Existem ações bastante simples que podem ser aplicadas para melhorar o dia a dia de quem está em home office e garantir o bom desenvolvimento das tarefas da empresa, como um todo.

Definir regras é fundamental

Para quem está acostumado apenas ao trabalho presencial, se adaptar ao regime de home office será bastante desafiador, sobretudo no que diz respeito à administração do tempo. Ao estar em casa, afinal, é muito fácil que as vidas profissional e pessoal se confundam, atrapalhando o cumprimento do expediente de diversas formas. 

Enquanto alguns podem se sentir encorajados a não levar o trabalho tão à sério por estarem em casa, adotando uma postura mais relaxada e displicente, outros, por outro lado, podem se comprometer demais, abdicando de suas horas de repouso. E para que nenhuma dessas situações aconteça, é extremamente importante que se estabeleçam regras para nortear a equipe enquanto durar o período de home office. 

O gestor pode definir, por exemplo, que a equipe o mantenha sempre atualizado sobre o que vem produzindo, mandando e-mails ao longo do dia ou enviando um relatório completo ao fim do expediente. Ainda, é possível restringir o cumprimento de horas extras, para evitar que o time fique sobrecarregado, e até mesmo utilizar aplicativos de ponto eletrônico para acompanhar o quanto cada funcionário têm trabalhado.

Mas, acima de tudo, é importante sempre considerar as particularidades da empresa e da equipe antes de criar novas regras. Uma gestão à distância, para ser eficiente, precisa levar em conta todos os detalhes que são relevantes e podem influenciar o sucesso do negócio.

Metas claras facilitam a gestão à distância

Assim como acontece no trabalho presencial, para que o trabalho à distância dê certo é preciso que líderes e membros da equipe estejam comprometidos com suas metas e cientes de suas responsabilidades. É, portanto, imprescindível que se tracem objetivos e planos de ação bastante claros. 

A empresa vai lançar um novo produto ou serviço para oferecer durante o período da crise? Todos os que estarão envolvidos no processo devem ser informados sobre o que precisa ser feito. Cabe ao gestor, então, delegar tarefas, estabelecer prazos e oferecer as instruções necessárias para que as atividades sejam cumpridas da melhor forma possível. Durante o home office, mais do que nunca, direcionamentos precisos serão fundamentais para garantir o sucesso do negócio.

Também é importante manter a equipe motivada; ressaltar o quanto a contribuição de cada um deles será importante para que a empresa venha a superar esse momento econômico tão delicado. De igual forma, incentivar a comunicação entre todos é essencial.

Com uma equipe engajada e em sintonia, a gestão à distância do trabalho se tornará muito mais simples. 

A tecnologia pode ser uma forte aliada

Durante o período em que estiverem em home office, funcionários e gestores deverão aproveitar ao máximo aquilo que a tecnologia tem a oferecer. 

Se a dificuldade enfrentada por uma equipe, uma empresa, for referente à comunicação, por exemplo, ferramentas como Skype, Hangouts, Whatsapp e Telegram podem ajudar muito. Por meio delas, será possível trocar mensagens, fazer ligações e até mesmo reuniões por chamadas de vídeo, o que tornará muito mais simples combinar um prazo, discutir um processo ou definir uma estratégia.

Além disso, nos casos em que os maiores problemas forem relacionados ao autogerenciamento de tempo e à administração das rotinas, a tecnologia também pode ser bastante útil. Por meio de ferramentas como o Trello, por exemplo, é possível definir e acompanhar tarefas e prazos, bem como integrar toda a equipe em campanhas e planejamentos.

E esses são apenas alguns exemplos de como a tecnologia pode facilitar a gestão do trabalho à distância. Existem várias outras ferramentas e aplicativos que podem ajudar os negócios a lidarem com os desafios do home office; basta apenas pesquisar e comparar as opções disponíveis para então encontrar aquelas que mais se adequam às necessidades da empresa. 

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