Ao longo dos últimos anos, a tecnologia tornou-se uma grande aliada das empresas. A contabilidade digital, por exemplo, trouxe um ganho imensurável na produtividade, bem como otimizou operações que anteriormente eram realizadas manualmente pelos contadores, poupando um vasto tempo desses profissionais.

Entre os procedimentos que foram modernizados, destaca-se o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que foi instituído pelo decreto n° 6.022, de 22 de junho de 2007. E é justamente sobre esse sistema que este texto irá se debruçar. 

Conhecendo o SPED

Extinguindo os livros fiscais, o SPED alterou o formato do envio das informações tributárias e contábeis das empresas aos órgãos fiscalizadores, utilizando o método de certificação digital, no qual o contribuinte pode assinar documentos de modo virtual, autenticando os dados transmitidos e, assim, validando-os juridicamente e protegendo-os contra o risco de falsificação. 

Atualmente, o sistema conta com diversos tipos de escriturações digitais, entre elas a ECD (Escrituração Contábil Digital), a ECF (Escrituração Contábil Fiscal), a EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital – Contribuições) e a EFD ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital – ICMS/IPI), cada qual possuindo suas particularidades e regras para a correta validação. 

O SPED como ferramenta do Fisco

Com o intuito de promover redução de custos para o Governo, garantindo um melhor controle das operações tributárias, bem como proporcionando meios para a realização de auditorias mais rigorosas por parte do Fisco, o SPED se dedicou a integrar as informações contábeis e fiscais processadas pela Receita, em nível Federal e Estadual, promovendo mais assertividade no cruzamentos de dados. Assim, o Fisco tornou-se apto a avaliar não apenas as declarações do período tributário vigente, como também as dos últimos cinco anos de atuação de cada empresa.

E por conta do contraste entre as complexidades tributárias brasileiras, que facilitam a ocorrência de erros fiscais, e a tecnologia do SPED, que possibilitou um acompanhamento minucioso dessas divergências, os contribuintes começaram a receber diversas intimações da Receita Federal, as quais relatavam, por exemplo, inconsistências entre as notas fiscais emitidas e as declaradas por meio do novo sistema. E não bastasse isso, a Receita Federal ainda se dedicou a modernizar a sua atuação, investindo na aquisição do supercomputador T-REX e do software Harpia, inteligências artificiais que mapeiam todos os passos dos contribuintes e realizam cruzamentos entre os documentos fiscais eletrônicos, tornando-se, dessa forma, capaz de identificar equívocos tributários quase que instantaneamente. 

Os erros mais comuns dos contribuintes no SPED

Tratando-se da obrigação acessória referente ao ICMS/IPI, um dos erros mais comuns dos contribuintes são as ausências dos XML’s de notas fiscais de saídas nos Sped Fiscal, pois as mesmas devem ser informadas de forma obrigatória (inclusive as canceladas, inutilizadas e denegadas) com o seu sequencial e na correta ordem cronológica. O resultado desta não escrituração pode impactar diretamente no recolhimento do imposto, em virtude de uma possível omissão de receita e recolhimento a menor do imposto devido, o que não é nenhum pouco visto de forma agradável para os cofres públicos.

Este tipo de erro ocorre na maioria das vezes devido a alimentação manual das informações entre o sistema emissor de notas fiscais com a declaração enviada ao fisco, erro este que pode ser solucionado com um sistema contábil que esteja integrado e parametrizado com o sistema que a empresa utiliza para a emissão de suas notas fiscais, evitando consideravelmente riscos de infrações e autuações.

Por outro lado, a não escrituração correta das notas fiscais de entrada no estabelecimento do contribuinte pode não somente ser alvo de uma fiscalização pela Receita, mas também resultar no não aproveitamento do crédito fiscal que determinadas operações podem ceder ao contribuinte. Um exemplo bastante comum que identificamos em nossos cruzamentos realizados entre os Speds Fiscais (ICMS-IPI) e Contribuições (PIS/PASEP) é a não escrituração, em sua totalidade, das notas fiscais de entrada no Sped Fiscal que são passíveis de creditamento das contribuições PIS/COFINS com as notas fiscais de entrada que estão devidamente informadas no Sped Contribuições, o que consequentemente acaba resultando em um pagamento tributário maior que o devido. E isso, caso a empresa utilizasse apropriadamente os créditos fiscais da operação, não ocorreria, podendo gerar uma diminuição do valor de impostos a ser recolhido. 

As consequências dos erros no SPED

As multas previstas para as informações incorretas ou inexatas que forem declaradas nos Speds, como o atraso na entrega das obrigações estaduais, são determinadas através do Regulamento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (RICMS) respectivos a cada estado. Já no que tange às obrigações acessórias Federais, elas são regulamentadas através do artigo 12 da Lei n° 8218, de 29 de agosto de 1991, conforme a seguir:

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Art. 12 – A inobservância do disposto no artigo precedente acarretará a imposição das seguintes penalidades:

I – multa equivalente a 0,5% (meio por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos.  (Redação dada pela Lei nº 13.670, de 2018)

II – multa equivalente a 5% (cinco por cento) sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% (um por cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, aos que omitirem ou prestarem incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos; e  (Redação dada pela Lei nº 13.670, de 2018)

III – multa equivalente a 0,02% (dois centésimos por cento) por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, limitada a 1% (um por cento) desta, aos que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos.                     (Redação dada pela Lei nº 13.670, de 2018)

Parágrafo único. Para as pessoas jurídicas que utilizarem o Sistema Público de Escrituração Digital, as multas de que tratam o caput  deste artigo serão reduzidas:                   (Redação dada pela Lei nº 13.670, de 2018)

I – à metade, quando a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; e                 (Incluído dada pela Lei nº 13.670, de 2018)

II – a 75% (setenta e cinco por cento), se a obrigação for cumprida no prazo fixado em intimação.                    (Incluído dada pela Lei nº 13.670, de 2018)

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Evitando erros no SPED

De caráter geral, é comum que as empresas apresentem erros em seus cadastros de produtos. E isso tem as suas consequências.

Um simples erro na aplicação da NCM, por exemplo, que é considerada o “DNA” de uma mercadoria, pode ocasionar uma Bitributação do item caso ele esteja sujeito a algum tipo especial de tributação, como a chamada “Tributação Monofásica”, modalidade de cobrança de impostos na qual os importadores e industrializadores recolhem os tributos — PIS/COFINS — com as alíquotas majoradas nas saídas de seus estabelecimentos, reduzindo a zero as alíquotas nas operações subsequentes. 

O sistema Sped demanda uma grande atenção e conhecimento no momento do preenchimento das declarações, pois eventuais erros poderão ocasionar uma enorme dor de cabeça ao contribuinte. Por este motivo, o Tax Group indica às empresas a realização de cruzamentos digitais antes do envio dos arquivos ao Fisco. Também é de suma importância que todas as informações estejam consistentes e que as empresas sempre procurem estar com seus programas atualizados para com as novas versões e atualizações dos layouts e tabelas dinâmicas dos Speds.

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Artigo escrito por Rogério Guimarães, consultor tributário do Tax Group