Voltar

5 ferramentas de gestão para sua empresa

Dezembro.2018   |   8min

5 ferramentas de gestão para sua empresa

Para uma boa gestão organizacional muitos fatores são importantes. Entre eles: qualificação, treinamento constante da equipe, organização, alinhamento de metas, controle financeiro… ufa! Mas mesmo quando tudo vai bem na empresa, sempre é possível fazer alguns ajustes para melhorar o desempenho. Para isso temos as ferramentas de gestão. São técnicas e metodologias que podem ser aplicadas em diferentes fases dos projetos, possibilitando o alcance de resultados mais assertivos e eficientes.

Abaixo, listamos cinco ferramentas que podem ser muito úteis para o seu negócio. Veja:

5W2H

Esta metodologia sugere um plano de ação para realização de tarefas e projetos. É muito utilizada em avaliação de desempenho, como forma de organizar e controlar os aspectos que precisam ser aprimorados.

Como funciona:

Por meio de um checklist simples, composto por cinco perguntas que listaremos abaixo, os responsáveis conseguem alinhar a comunicação e guiar ações mais efetivas para a solução do problema:

  • What? – objetivo da ação

  • Why? – porque ela está sendo realizada

  • Where? – onde ela será realizada

  • When? – até quando ela deve ser resolvida

  • Who? – quem estará resolvido no projeto

  • How – quais os métodos utilizados no projeto

  • How much – qual o orçamento para realização da ação

Com isso em mãos, cada problema a ser resolvido conta agora com um plano de ação, garantindo clareza à equipe. Esse material deve ser armazenado para que, posteriormente, os gestores avaliem como foi o andamento da demanda.

Há aplicativos para smartphone, como este, que auxiliam nesta tarefa. Mas ela pode ser executada por meio de uma tabela ou mesmo de um formulário simples.

Matriz Swot

A análise SWOT, também conhecida como Análise FOFA (pela sigla em português) é uma metodologia clássica da administração. Ela auxilia a empresa a ter uma visão do cenário em que se encontra, além de identificar ameaças e oportunidades, que poderão ser trabalhadas em novos projetos. Como resultado, é possível aprimorar os diferenciais competitivos do negócio.

Como funciona:

Consiste em listar quatro aspectos gerais da empresa:

  • Forças

  • Fraquezas

  • Ameaças

  • Oportunidades

Essa análise permite ter uma visão global do negócio, identificando aspectos que interferem no desempenho da organização. As forças e as fraquezas fazem parte do ambiente interno da organização. Já as ameaças e as oportunidades são o ambiente externo, o que não pode ser controlado diretamente.

A matriz SWOT é base para a elaboração de estratégias, buscando alinhar o posicionamento de acordo com o momento da empresa no mercado.

Pesquisa de Clima

Outro importante fator para o sucesso da empresa é a satisfação dos funcionários. Uma equipe contente com o seu trabalho auxilia na produtividade e torna o ambiente muito mais agradável. Para conhecer o cenário interno da sua empresa, é interessante manter uma pesquisa de clima organizacional.

Como funciona:

Uma pesquisa de clima busca identificar a satisfação dos funcionários com aspectos pertinentes ao trabalho, como condições de trabalho, ambiente, horário de expediente, interação com os colegas, metas etc. Essa pesquisa pode ser realizada em diferentes plataformas, como intranet ou mesmo um formulário físico.

Para que os funcionários se sintam mais à vontade, há a possibilidade de que a pesquisa seja feita sem identificação, para que o colaborador se sinta confortável para dar opiniões e sugestões sinceras. É importante, após a conclusão da pesquisa, a elaboração de relatórios para a análise dos dados.

Com os resultados em mãos, as análises devem resultar em medidas para resolver os problemas relatados. Isso vai demonstrar aos funcionários que a sua opinião importa e que a organização está em constante aprimoramento.

Matriz Gut

Priorização de tarefas é um dos métodos essenciais para o aproveitamento do tempo em uma organização. Sem planejamento, a equipe pode passar todo o dia “apagando incêndios”, sem focar na produção do que efetivamente vai trazer resultados para a empresa. Para auxiliar na produtividade, uma ferramenta muito utilizada é a Matriz GUT, uma matriz que auxilia na priorização de tarefas.

Como funciona:

Você seleciona os problemas ou as questões que você precisa resolver e a metodologia auxilia e enxergar qual deve ser a prioridade. O primeiro passo então é criar uma tabela com cinco colunas:

  • O problema ou questão que você precisa resolver

  • Gravidade

  • Urgência

  • Tendência

  • GUT

Na respectiva linha de cada problema a ser resolvido, você vai preencher os dados:

Em “Gravidade”, você vai atribuir uma nota de um a cinco, sendo 1 = “pouca gravidade” e 5 = “extremamente grave”. A gravidade se refere ao risco para a empresa caso a questão não seja solucionada.

Em “Urgência”, você também vai atribuir uma nota de um a cinco, sendo 1 = “pode esperar” e 5 = “deve ser resolvido imediatamente”.

Em “Tendência”, você vai atribuir uma nota de um a cinco, considerando a evolução do problema no tempo: se ele vai ficar estagnado ou se ele vai se agravar conforme o tempo passa. 1= “não mudará” e 5 = “ficará pior rapidamente”.

A última coluna, “GUT”, é a multiplicação dos resultados de cada questão a ser resolvida pela empresa. Ou seja, multiplica-se a Gravidade, a Urgência e a Tendência de cada linha. Os maiores resultados representarão as questões que devem ser analisadas com maior prioridade.

Com base nesse levantamento, os responsáveis podem elaborar planos de ação para resolver os problemas mais graves, evitando agravamentos futuros. Esse método pode ser aplicado no início da semana ou mesmo antes de uma reunião, para auxiliar na elaboração da pauta. O método é um pouco complexo, mas pode ser automatizado por meio de uma tabela, por exemplo.

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como “Espinha de Peixe”, é muito eficiente para identificar a causa de problemas que afetem o desempenho da empresa. O método foi criado na década de 1960 pelo Japonês Kaoru Ishikawa. É uma ferramenta simples e versátil, que permite que todos os colaboradores possam auxiliar no processo de qualidade da organização.

Como funciona: 

Deve-se desenhar uma linha horizontal, representando o problema a ser resolvido. Essa linha vai ser transpassada por linhas verticais, que representam as causas do problema, divididas em categorias (originalmente, seis categorias compõe o método: Máquina, Materiais, Mão de obra, Meio-ambiente, Método e Medidas). Por sua vez, essas linhas verticais ganharão linhas horizontais, simbolizando as ramificações daquela causa.

O nome “espinha de peixe” é em decorrência do resultado do modelo, que se assemelha a uma espinha, devido às suas ramificações. O diagrama pode ser construído durante um “brainstorm” entre as pessoas envolvidas com o projeto.

O modelo auxilia na clareza das causas principais e secundárias de um problema. As causas identificadas, posteriormente, devem ser testadas, buscando solucionar os problemas e gerar melhorias nos processos.

Legenda: Exemplo de estrutura do diagrama. Fonte: Portal da Administração

 

Há diversas ferramentas e metodologias disponíveis aos gestores para aumentar a eficácia do trabalho. O importante é que cada equipe identifique as técnicas que mais se enquadram com sua realidade e as coloque em prática, buscando o aumento no rendimento do negócio.

 

Descubra mais

Icons made by Bullseye from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY