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Gerenciamento de Tempo para Advogados

Setembro.2018   |   4min

Gerenciamento de Tempo para Advogados

Importância da rotina

Para que seu negócio vá para frente, é importante definir objetivos e metas. A partir disso, segmente em tarefas menores e distribua ao longo dos dias e semanas que antecedem o prazo final. Isso é importante para que você tenha em mente sempre o que é prioridade para você. Muitas vezes, cuidamos apenas das questões urgentes e deixamos de lado o que é de fato primordial para o crescimento do negócio.

Nesse sentido, ter uma rotina é muito importante. Ao longo do tempo, a rotina foi encarada com aspecto negativo. Porém, é uma estratégia importante para que aquelas tarefas essenciais sejam sempre cumpridas.

Complementarmente, manter uma agenda é imprescindível para auxiliar na organização. Ela pode ser física ou virtual. Vale também utilizar os aplicativos gerenciadores de tempo, como o Asana. Crie o hábito de estabelecer horários para verificação de e-mails, por exemplo. Deixe avisado no escritório que você checará seus e-mails apenas três vezes ao dia: pela manhã, após o almoço e antes de deixar o escritório. Isso vai auxiliar você a manter o foco. Pesquisas indicam que uma pessoa demora 64 segundos para retomar o foco depois de ser distraído por um e-mail

Ter uma rotina não significa que você não vai abrir espaço para descobrir coisas novas. Pelo contrário. Você pode incluir, mensalmente, a tarefa de ir a algum evento relacionado à sua área de atuação, ou marcar um café com um colega diferente. Dessa forma, você consegue deixar espaço reservado para aqueles compromissos que deseja incluir no seu dia a dia.

Anote tudo!

Fazer anotações e deixar registrados os compromissos auxilia na rotina de trabalho, mas também é uma boa forma de deixar sua mente livre para focar nas questões importantes. Liste todas as tarefas que você deve cumprir. Você pode incluir desde tarefas cotidianas profissionais, como verificar o andamento dos processos diariamente, até tarefas pessoais, como ir à academia, marcar a revisão no dentista ou as aulas do curso de pós-graduação. Quando você escreve um compromisso na agenda, sua cabeça não precisa ficar preocupada lembrando daquela incumbência e fica livre para se dedicar totalmente ao seu trabalho.

Outra dica importante é organizar sempre uma pauta antes de reuniões, de telefonemas ou de diligências. Ter um roteiro vai garantir que você não vai esquecer de nenhum ponto importante e vai auxiliar a retomar o rumo da situação quando houver distrações.

Evite erros

Erros consomem muito tempo do trabalho no escritório. Corrija as falhas antes que elas virem problemas maiores e invista em recursos como as auditorias, que vão fiscalizar o andamento dos processos internos e identificar possíveis erros que estão comprometendo a eficiência e a correta execução das tarefas.

Only Handle it Once

Há um método muito conhecido chamado Only Handle It Once. A premissa é que, quando uma tarefa vier até você, lide com ela apenas uma vez, do começo ao fim.

Isso evita que você deixe várias tarefas inacabadas ou por fazer, de modo que você sobrecarregue sua pauta ou que você esqueça de resolvê-las. Foque no que você está fazendo e acabe com o compromisso de uma vez por todas.

Para saber mais sobre o método, acesse aqui.

Evite distrações

 Aliado à dica anterior, vemos que concentrar-se totalmente naquilo que você está fazendo é a maneira mais fácil de terminar rapidamente a tarefa. Para isso, preserve-se ao máximo das distrações. Desative os sons de notificações do smartphone e, em tarefas mais importantes, cogite isolar-se dos colegas.

Quando o problema for as distrações do computador, a tecnologia pode auxiliar você a se manter concentrado. Sites como Self-control ou Freedom bloqueiam aquelas páginas como Facebook e Youtube, que acabam nos desvirtuando da atividade principal.

Soluções digitais

A rotina do escritório também pode ser adaptada para que os profissionais ganhem agilidade em suas tarefas. A digitalização dos documentos é um bom exemplo. Manter todos os documentos digitalizados e organizar um acompanhamento, como uma tabela para cada cliente, ajuda na produtividade e permite que todos os interessados tenham acesso aos arquivos e ao andamento do trabalho.

 

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