As Certidões Negativas são documentos, solicitados por pessoas físicas ou jurídicas, que atestam a inexistência de pendências com órgãos do governo, nas mais diversas esferas, ou com entidades, como cartórios. A Certidão é emitida quando não há débito ou processo ativo no nome da pessoa solicitante.

Estas certidões são úteis em muitas situações. Elas são exigidas em processos como a participação em licitações ou venda de uma empresa. Grande parte das certidões podem ser emitidas gratuitamente via internet. O documento tem validade, em geral, de 30 a 180 dias, de acordo com o emissor.

Certidão Positiva

A Certidão Negativa é emitida quando o contribuinte está livre de qualquer pendência. Do contrário, é emitida uma Certidão Positiva de Débitos. Há ainda a Certidão Positiva com efeito de Negativa; nesse último caso, a emissão vale como uma Certidão Negativa mas atesta que o contribuinte possui um débito suspenso ou em processo de regularização.

Certidões Negativas de Tributos

Certidão Negativa de Tributos Federais

Uma das certidões mais conhecidas é a de tributos federais, expedida pela Receita Federal.

Ela comprova que não há débitos por parte da pessoa física ou jurídica perante o Fisco. Esse documento declara que a empresa está livre de pendências, relativas a créditos tributários administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) e a inscrições em Dívida Ativa da União (DAU) junto à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN). Por isso, ela é importante em processos como empréstimos, licitações e também auditorias.

A emissão da Certidão Negativa Federal pode ser feita via internet, por meio deste link. O procedimento inclui acessar o site do órgão e informar o número de CNPJ. Uma única Certidão é válida para o estabelecimento da matriz e suas filiais. Sua validade é de seis meses.

Certidão Negativa de Tributos Estaduais

Junto à Secretaria Estadual da Fazenda de cada estado é possível emitir a Certidão Negativa Estadual, que atesta a não existência de débitos perante a Receita Estadual. Ela também pode ser emitida via internet, bastando incluir o CPF ou CNPJ. A validades das certidões divergem de acordo com cada estado. Abaixo, apresentamos os links de onde é possível solicitar a emissão da Certidão em quatro localidades:

Santa Catarina

São Paulo

Rio Grande do Sul

Rio de Janeiro

Certidão Negativa de Tributos Municipais

Há também as Certidões Negativas Municipais, a cargo da Secretaria da Fazenda de cada município, atestando a inexistência de débitos com o Imposto Sobre Serviço (ISS) e com o Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU). Muitas prefeituras já fazem este processo online, mas ainda há municípios em que é preciso ir ao órgão pessoalmente para solicitar o documento. Algumas emissões possuem custo e as datas de validade também variam de acordo com a localidade.

É importante citar ainda outros dois tipos de Certidões Negativas importantes:

  • O Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), que atesta que a empresa está em dia com as obrigações do órgão. O Certificado é apurado pela Caixa e pode ser emitido por este link. O documento assegura que o empregador está em dia com as obrigações para com o FGTS, considerando os aspectos: financeiro, cadastral e operacional; com o pagamento das contribuições sociais e com o pagamento de empréstimos lastreados com recursos do FGTS.​
  • A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, emitida para aqueles contribuintes que não estiverem inscritos como devedores no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT). O Banco é centralizado no Tribunal Superior do Trabalho, a partir de informações remetidas por todos os 24 Tribunais Regionais do Trabalho do país. Pode ser emitida por este link.

Fique sempre atento às obrigações fiscais da sua empresa. Além de impedir a emissão de Certidões Negativas, as pendências resultam em juros e em multas.